Η εταιρεία SMARTUP Ι.Κ.Ε., με διακριτικό τίτλο Smartup, με αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. 143257222000, Α.Φ.Μ. 800861613 και έδρα στη διεύθυνση 25ης Μαρτίου και Χαϊνά 75, Χαλκίδα, Τ.Κ. 34100, η οποία στο εξής θα αναφέρεται ως «Εταιρία», ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και δεσμεύεται να επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα με τρόπο νόμιμο, θεμιτό και ασφαλή, σύμφωνα με το ισχύον ελληνικό και ευρωπαϊκό κανονιστικό πλαίσιο, και ιδίως σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR).
Η παρούσα πολιτική αποσκοπεί στην ενημέρωση κάθε φυσικού προσώπου που συναλλάσσεται με την Εταιρία ή χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες της σχετικά με το είδος των δεδομένων που συλλέγονται, τους σκοπούς για τους οποίους χρησιμοποιούνται, τους πιθανούς αποδέκτες, τον χρόνο διατήρησής τους, τα δικαιώματα των υποκειμένων και τα μέτρα προστασίας που εφαρμόζονται.
Η Εταιρία ενδέχεται να συλλέγει προσωπικά δεδομένα ιδίως στις ακόλουθες περιπτώσεις:
- κατά την υποβολή αίτησης ασφάλισης ή αίτησης που σχετίζεται με την τροποποίηση, ακύρωση, εξαγορά ή ανανέωση ασφαλιστικής σύμβασης,
- κατά την υποβολή αίτησης για ασφαλιστική παροχή ή κατά την αναγγελία ζημιάς,
- κατά τη συμμετοχή σε ομαδικά ασφαλιστικά προγράμματα,
- μέσω του δικτύου συνεργατών, υπαλλήλων και εξουσιοδοτημένων προσώπων της Εταιρίας,
- μέσω συνεργαζόμενων παρόχων που υποστηρίζουν την παροχή υπηρεσιών,
- μέσω του διαδικτυακού τόπου της Εταιρίας, όταν ο ίδιος ο χρήστης καταχωρίζει στοιχεία σε φόρμα επικοινωνίας ή αίτημα,
- στο πλαίσιο προωθητικών ενεργειών, όπου αυτό επιτρέπεται από τον νόμο,
- κατά τη χρήση ηλεκτρονικών υπηρεσιών πρόσβασης, ταυτοποίησης και ασφάλειας λογαριασμού.
Εφόσον η επεξεργασία αφορά ειδικές κατηγορίες δεδομένων, όπως δεδομένα υγείας, αυτή πραγματοποιείται μόνο όταν υπάρχει νόμιμη προϋπόθεση του άρθρου 9 GDPR και, όπου απαιτείται, μετά από ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου. Αντίθετα, για ασφαλιστικές πράξεις που δεν περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, η συγκατάθεση δεν αποτελεί πάντοτε αναγκαία βάση, όταν η επεξεργασία απαιτείται για τη σύναψη ή εκτέλεση της σχετικής συμβατικής σχέσης.
1. Βασικές αρχές επεξεργασίας
Η Εταιρία οργανώνει την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων με γνώμονα τις ακόλουθες αρχές:
- τα δεδομένα συλλέγονται για σαφείς, συγκεκριμένους και νόμιμους σκοπούς,
- η επεξεργασία περιορίζεται μόνο στα απολύτως απαραίτητα δεδομένα,
- καταβάλλεται προσπάθεια ώστε τα δεδομένα να είναι ακριβή, επικαιροποιημένα και πρόσφορα,
- τα δεδομένα δεν διατηρούνται για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από όσο απαιτείται,
- εφαρμόζονται τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ώστε να προστατεύονται από απώλεια, αλλοίωση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή άλλη παράνομη χρήση,
- όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, αυτή λαμβάνεται αφού προηγηθεί κατάλληλη ενημέρωση του υποκειμένου.
Η Εταιρία δεν συναλλάσσεται απευθείας με ανηλίκους. Εφόσον χρειαστεί να τηρηθούν δεδομένα ανηλίκου, αυτό γίνεται μόνο μέσω των προσώπων που ασκούν τη γονική μέριμνα και μόνο για σκοπούς που συνδέονται με νόμιμη ή συμβατική σχέση.
2. Κατηγορίες δεδομένων που μπορεί να υποβληθούν σε επεξεργασία
Ανάλογα με την περίπτωση, η Εταιρία μπορεί να επεξεργαστεί τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:
α) Στοιχεία ταυτοποίησης
Όνομα, επώνυμο, πατρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, αριθμό δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου, Α.Μ.Κ.Α., Α.Φ.Μ. και λοιπά στοιχεία που απαιτούνται για την αναγνώριση του φυσικού προσώπου.
β) Στοιχεία επικοινωνίας
Διεύθυνση κατοικίας ή επαγγελματικής έδρας, ταχυδρομική διεύθυνση, email, αριθμοί σταθερού και κινητού τηλεφώνου.
γ) Στοιχεία πληρωμών και οικονομικής κατάστασης
Τραπεζικοί λογαριασμοί, στοιχεία πληρωμής, οικονομικά στοιχεία και λοιπά δεδομένα αναγκαία για την τιμολόγηση, πληρωμή ή εξυπηρέτηση της ασφαλιστικής σχέσης.
δ) Στοιχεία ασφάλισης
Δεδομένα που είναι αναγκαία για την εκτίμηση κινδύνου, τη σύναψη, ανανέωση, τροποποίηση και υποστήριξη της ασφαλιστικής σύμβασης.
ε) Στοιχεία αποζημίωσης και διακανονισμού
Δεδομένα που υποβάλλονται στο πλαίσιο αιτήσεων αποζημίωσης, λήψης ασφαλιστικής παροχής, εξαγοράς ή άλλης συναφούς διαδικασίας.
στ) Ιατρικά δεδομένα
Όπου απαιτείται για ασφαλιστικούς σκοπούς και επιτρέπεται από τον νόμο, μπορεί να υποβάλλονται σε επεξεργασία δεδομένα υγείας, ιατρικά ερωτηματολόγια, πορίσματα εξετάσεων ή στοιχεία που συλλέγονται κατά τη διαδικασία αποζημίωσης.
ζ) Δημόσια διαθέσιμα στοιχεία
Στοιχεία που προέρχονται από δημόσιες πηγές, μητρώα ή βάσεις δεδομένων, όπου αυτό είναι νόμιμο και αναγκαίο.
Τα ανωτέρω δεδομένα είναι δυνατόν να τηρούνται σε έγχαρτη μορφή, σε ηλεκτρονικά συστήματα ή σε άλλα ασφαλή μέσα αρχειοθέτησης.
Επίσης, στο πλαίσιο ασφαλιστικής αξιολόγησης, ασφαλιστικές εταιρίες ή άλλοι νόμιμοι αποδέκτες μπορεί να χρησιμοποιούν αυτοματοποιημένες μεθόδους επεξεργασίας για την αξιολόγηση κινδύνου, την κατηγοριοποίηση ασφαλιστικών αιτήσεων και τον υπολογισμό όρων ή ασφαλίστρων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το υποκείμενο μπορεί να ζητήσει πληροφορίες, διευκρινίσεις ή επανεξέταση του αποτελέσματος, σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο.
3. Σκοποί για τους οποίους γίνεται η επεξεργασία
Η Εταιρία μπορεί να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω σκοπούς:
- για την αξιολόγηση ασφαλιστικού αιτήματος,
- για την εκτίμηση κινδύνου και τον καθορισμό κατάλληλου ασφαλιστικού προϊόντος,
- για τη διαβίβαση στοιχείων σε ασφαλιστικές εταιρίες προς εξέταση ή κατάρτιση ασφαλιστικής σχέσης,
- για τη σύναψη, λειτουργία, ανανέωση, τροποποίηση ή λήξη ασφαλιστικών συμβάσεων,
- για τη διαχείριση ζημιών, παροχών, αποζημιώσεων ή άλλων ασφαλιστικών απαιτήσεων,
- για την εξυπηρέτηση αιτημάτων, παραπόνων και επικοινωνίας με τον πελάτη ή τον συνεργάτη,
- για τη διενέργεια πληρωμών και οικονομικών διακανονισμών,
- για την προστασία της ασφάλειας των συστημάτων, των συναλλαγών και της ορθής λειτουργίας της Εταιρίας,
- για την πρόληψη απάτης και την αντιμετώπιση περιστατικών κακόβουλης χρήσης,
- για τη συμμόρφωση με φορολογικές, λογιστικές, ασφαλιστικές και λοιπές ρυθμιστικές υποχρεώσεις,
- για την ανταπόκριση σε αιτήματα διοικητικών, δικαστικών ή ανεξάρτητων αρχών,
- για ενημερωτικές ή προωθητικές ενέργειες, εφόσον υπάρχει η απαιτούμενη νόμιμη βάση.
4. Αποδέκτες των δεδομένων
Η Εταιρία μπορεί να διαβιβάζει δεδομένα μόνο όπου αυτό είναι νόμιμο και αναγκαίο, ιδίως προς:
- ασφαλιστικές εταιρίες,
- άλλους ασφαλιστικούς διαμεσολαβητές,
- εταιρίες πληροφορικής και τεχνικής υποστήριξης,
- παρόχους φιλοξενίας ή διαχείρισης συστημάτων,
- λογιστές, ελεγκτές, δικηγόρους, ιατρούς, πραγματογνώμονες ή ερευνητές,
- εταιρίες αρχειοθέτησης, φύλαξης ή ταχυμεταφοράς,
- δημόσιες, δικαστικές, διοικητικές ή ανεξάρτητες αρχές, εφόσον αυτό επιβάλλεται από τον νόμο.
5. Διαβίβαση δεδομένων εκτός Ελλάδας ή Ε.Ε.
Αν απαιτηθεί διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκτός Ελλάδας ή και εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, αυτή πραγματοποιείται μόνο σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 44 και επόμενα του GDPR και μόνο εφόσον διασφαλίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας ή εφαρμόζονται κατάλληλες εγγυήσεις, όπως προβλέπει η νομοθεσία.
6. Χρόνος τήρησης των δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εξυπηρέτηση του σκοπού για τον οποίο συλλέχθηκαν και πάντως:
- έως πέντε (5) έτη από τη λήξη της ασφαλιστικής σύμβασης,
- έως ένα (1) έτος σε περίπτωση που η ασφαλιστική σύμβαση δεν καταρτιστεί,
- για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, εφόσον το επιβάλλει εκκρεμής δικαστική ή διοικητική διαδικασία ή άλλη νόμιμη υποχρέωση.
7. Δικαιώματα των υποκειμένων
Κάθε υποκείμενο δεδομένων έχει, κατά περίπτωση, τα εξής δικαιώματα:
- δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά του δεδομένα,
- δικαίωμα διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
- δικαίωμα διαγραφής, όταν αυτό επιτρέπεται,
- δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας,
- δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων που έχει παράσχει,
- δικαίωμα εναντίωσης,
- δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης, όταν η επεξεργασία βασίζεται σε αυτή.
Εφόσον θεωρεί ότι παραβιάζεται η νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, έχει δικαίωμα να προσφύγει και στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Η Εταιρία καταβάλλει προσπάθεια να απαντά στα σχετικά αιτήματα εντός τριάντα (30) ημερολογιακών ημερών.
8. Υποχρεώσεις της Εταιρίας και μέτρα ασφαλείας
Η Εταιρία εφαρμόζει κατάλληλα μέτρα φυσικής, οργανωτικής και τεχνικής ασφάλειας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
Η επεξεργασία γίνεται μόνο από πρόσωπα που έχουν εξουσιοδοτηθεί για τον σκοπό αυτό και δεσμεύονται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας.
Επιπλέον, η Εταιρία λαμβάνει μέτρα για:
- τον έλεγχο πρόσβασης στα πληροφοριακά συστήματα,
- την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη χρήση,
- την αποτροπή απώλειας ή καταστροφής δεδομένων,
- την ανίχνευση περιστατικών ασφαλείας,
- τη διασφάλιση της ακεραιότητας και εμπιστευτικότητας των πληροφοριών.
9. Κλειστά κυκλώματα τηλεόρασης
Όπου αυτό κρίνεται αναγκαίο για την ασφάλεια προσώπων, εγκαταστάσεων και αγαθών, η Εταιρία μπορεί να χρησιμοποιεί συστήματα κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας.
10. Επικαιροποίηση της πολιτικής
Η παρούσα Πολιτική μπορεί να τροποποιείται, να επικαιροποιείται ή να συμπληρώνεται κάθε φορά που το επιβάλλει η νομοθεσία, η λειτουργία της Εταιρίας ή οι ανάγκες συμμόρφωσης. Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση αναρτάται στον διαδικτυακό τόπο της Εταιρίας.